Politicas de privacidad
Politicas de privacidad
1. OBJETIVO
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 en la presente Política de tratamiento de Datos Personales, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el uso de las Bases de Datos por parte de PLASS S.A.S. como empresa que presta servicios de geolocalización y referenciación entre otros servicios dentro de su razón social. Además, se establecen los mecanismos con que las personas cuyos datos estén en las Bases de Datos de PLASS S.A.S cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como titulares de Datos Personales. En ejercicio de su objeto social, PLASS S.A.S. actuando como fuente de la información podrá realizar la recolección, uso y tratamiento de datos personales y sensibles de sus Clientes, Empleados, Proveedores, Invitados, y en general de cualquier tercero que tenga relación o utilice los servicios prestados por PLASS S.A.S., bajo cualquier modalidad, quienes para efectos del presente documento serán denominados los titulares de la información. PLASS S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad de protección y seguridad de la información, todos los datos que reciba. Así mismo, propenderá por garantizar que la información recolectada se mantenga en dispositivos y bajo mecanismos idóneos que garanticen la seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad de los Datos.
2. ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de PLASS S.A.S., quien, para todos los efectos, actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES. PLASS S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada con N.I.T: 901.380.418-2,domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. en la Carrera 9 # 113-52 oficina 803, con dirección electrónica contactenos@plass.com, que para todos los efectos es quien actúa en calidad de desarrollador y operador de la aplicación móvil denominada PLASS.
4. DEFINICIONES PRINCIPALES.
Las expresiones utilizadas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la Ley o la jurisprudencia aplicable les conceden. a. “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b. “Base de Datos”: Es el conjunto organizado, ya sea físico o electrónico, de Datos Personales que será objeto de Tratamiento. c. “Dato Personal”: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los Datos Personales pueden ser públicos, semiprivados, privados o sensibles. d. “Dato Público”: Es el Dato que no sea Personal, Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. e. “Dato Semiprivado”: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. f. “Datos Sensibles”: Son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. g. “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. h. “Responsable del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, que ha suministrado libremente a PLASS S.A.S. y autorizado su consulta, reporte o utilización. j. “Transferencia”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por finalidad la realización de cualquier Tratamiento por parte de un tercero, que a su vez es Responsable del Tratamiento. k. “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales, por parte del Responsable del Tratamiento, que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. l. “Tratamiento”: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. PRINCIPIOS RECTORES
En todo el Tratamiento de Datos Personales realizado por la Compañía, los Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera los Datos Personales deberán dar estricto cumplimiento a los principios y reglas establecidas en Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho fundamental al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley. Estos principios son: a. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de las Bases de Datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los Datos Personales que serán objeto de tratamiento por parte de la Compañía salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme con la ley. a. Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales únicamente se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. c. Veracidad o calidad del Dato: Los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la Compañía deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Cuando la Compañía se percate de que tiene Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Compañía se abstendrá de Tratarlos y solicitará al Titular la corrección de dichos Datos. d. Confidencialidad: La Compañía debe realizar el Tratamiento disponiendo de todas las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los Datos Personales y evitar que éste sea consultado, modificado o usado por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta. De igual forma, todo Dato Personal debe tratarse como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Compañía haya terminado. e. Finalidad: Todas las actividades y operaciones de Tratamiento de Datos Personales realizadas por la Compañía deben obedecer y corresponder a las finalidades establecidas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales. La Compañía deberá informar al Titular de los Datos Personales la finalidad del Tratamiento al momento de obtener su Autorización. f. Legalidad: La Compañía deberá realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo a lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (“Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Comercio”), y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen. g. Necesidad y Temporalidad: La Datos Personales sólo pueden ser Tratados por la Compañía durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. h. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento parte de la Compañía, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para su seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h. Transparencia: La Compañía garantiza a los Titulares de Datos Personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo Tratada.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La Compañía, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, informa a los Titulares que recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales de los Titulares correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes o interesados, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, Pasajeros y Conductores. De igual manera, la Compañía podrá acceder a la ubicación en tiempo real de los Conductores, en todo momento, cuando la aplicación éste en uso. Una vez el Conductor ingrese a la aplicación se le dará el aviso respectivo. Los Datos Personales Tratados por la Compañía se someterán únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, deberán mantener el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades: a. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de la normatividad vigente. b. La correcta prestación del servicio de la Aplicación propiedad de la Compañía, actuando esta como desarrolladora y operadora de la misma, prestando el servicio de geolocalización y referenciación a los Conductores, conectando a su vez Pasajeros y Conductores con el fin de que estos realicen negocios o transacciones. c. El fortalecimiento de las relaciones con sus Pasajeros y Conductores, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s). d. Establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente Política de tratamiento de la información, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto y correos electrónicos. e. Consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por la Compañía, entre otros. f. Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas. h. Mejorar, promocionar y desarrollar nuevos servicios o productos. i. Enviar información sobre los productos o servicios comercializados por la Compañía, así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros i. Actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales. j. La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. k. Las demás finalidades que determine la Compañía, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones contractuales, legales o regulatorias. m. Las demás finalidades que determine la Compañía en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales. La Compañía no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos Sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos Personales o Datos Sensibles que éste proporcione sobre sí mismo, por tanto, La Compañía se excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero. El acceso de los Titulares a sus Datos Personales o Datos Sensibles objeto de tratamiento, es gratuito. La presente Política de tratamiento de datos aplica para cualquier registro de Datos Personales y Datos Sensibles realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual por los Titulares, para la vinculación a cualquier servicio o producto.
7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Conforme con lo establecido por la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: a. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita, fácil y sencilla a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de la Compañía y/o por el Encargado del Tratamiento. b. Presentar solicitudes ante la Compañía y/o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información. c. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria. d. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Compañía, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo ejecutoriado que la Compañía o el Encargado del Tratamiento incurrieron en conductas contrarias a Ley o cuando no exista una obligación legal, reglamentaria o contractual de mantener los Datos Personales en la Base de Datos de la Compañía e. Actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Compañía y/o a los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. f. Conocer a la dependencia o persona facultada por la Compañía y/o por el Encargado del Tratamiento frente a la cual podrá presentar consultas, quejas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales. g. Tener fácil acceso esta Política y a conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa a la implementación de las dichas modificaciones. h. Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar quejas por infracciones a la Ley, previa consulta o requerimiento a la Compañía. Los Titulares podrán ejercer estos Derechos y realizar cualquier otro procedimiento establecido en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier otro medio de identificación idóneo. Así mismo, los Titulares podrán en cualquier momento, acceder a los Datos Personales conservados por la Compañía y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o estar incompletos, y a cancelarlos cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señaladas en esta Política de tratamiento de la información, cuando estén siendo utilizados para finalidades no autorizadas, o bien, oponerse simplemente al tratamiento de los mismos.
8. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
La Compañía ha designado al Área Administrativa como responsable desarrollar, implementar y garantizar la observancia de esta Política. De igual forma, será responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política. Los datos de contacto son: Dirección electrónica: contactenos@plass.com 9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE La Compañía, de acuerdo con la prohibición establecida en la Ley, no realiza ninguna actividad u operación de Tratamiento de Datos Sensibles, a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones: a. Existencia de la Autorización expresa del Titular de los Datos Sensibles. b. El Tratamiento es necesario para proteger un interés vital del Titular. En este caso la Compañía deberá verificar que: (i) el Titular se encuentre incapacitado, física o jurídicamente, y (ii) exista Autorización expresa del representante legal del Titular. c. El Tratamiento se realice para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d. El Tratamiento se realice con una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso la Compañía se asegurará de que se tomen medidas suficientes para la supresión de las identidades de los Titulares. En los casos en los que la Compañía realice actividades u operaciones de Tratamiento de Datos Sensibles deberá: (i) informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento; y (ii) informar al titular de forma explícita y previa cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. La Compañía no condicionará actividad alguna a que el Titular suministre Datos Sensibles.
9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES La Compañía sólo realizará el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes cuando el Tratamiento se trate de Datos Públicos y/o se cumplan los siguientes requisitos: a. Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b. Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. c. Contar con la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Consulta La Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los presentantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de: (i) cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Compañía; (ii) cuál es el uso que se le ha dado a sus Datos Personales; y (iii) qué Autorización fue otorgada a la Compañía para el Tratamiento de los Datos Personales. Estos trámites podrán ser a través del correo electrónico: Cualquier que sea el medio utilizado por el Titular, la Compañía conservará prueba de la consulta y su respectiva respuesta. El procedimiento para dar respuesta a la consulta es: a. La Compañía verificará que el solicitante tenga la capacidad para formular la consulta de acuerdo con el numeral 6 de esta Política y de acuerdo con lo establecido en la Ley. b. En caso de que el solicitante tuviere la capacidad para formular la consulta, la Compañía recopilará, de acuerdo con la solicitud: (i) toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que éste vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la Compañía; (ii) el uso que se le ha dado a los Datos Personales del Titular; y/o (iii) la Autorización otorgada por parte del Titular a la Compañía para el Tratamiento de sus datos personales o la causal de exoneración del requisito de la Autorización. c. La Compañía dará respuesta a la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que fue recibido por la misma. d. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante, a través de un medio idóneo, para comunicarles los motivos por los cuales no se ha dado respuesta a su solicitud y la fecha en la que se dará la respuesta. En cualquier caso, la respuesta definitiva a las solicitudes no podrá, por ningún motivo, tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud fue inicial fue recibido por la Compañía. 11.2 Reclamos La Compañía dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los presentantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos con el fin de: (i) corregir o actualizar de la información; (ii) suprimir sus Datos Personales o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos; y (iii) subsanar o corregir el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley. Estos trámites podrán ser a través del correo electrónico: contactenos@plass.com Cualquier que sea el medio utilizado por el Titular, la Compañía conservará prueba del reclamo y su respectiva respuesta. El reclamo debe ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados y deberá contener: a. El nombre y documento de identificación del Titular. b. Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes). c. Indicar la dirección y datos de contacto del solicitante. d. La documentación que el reclamante quiera hacer valer. La Compañía antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. En caso de que la queja o reclamo esté incompletos, la Compañía requerirá al Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes al reclamo inicial, se entenderá que el solicitante ha desistido de la queja o reclamo. Si la persona dentro de la que Compañía que recibe la queja o reclamo no es la competente para resolverlo, dará traslado al Área Administrativa dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al solicitante. Una vez que la Compañía recibe la queja o reclamo con la documentación completa se incluirá una anotación en la Base de Datos en donde reposen los Datos Personales del Titular la leyenda “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, dentro de dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la solicitud. Dicha anotación deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea resuelto. La Compañía resolverá la queja o reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando fuere imposible resolver la queja o reclamo dentro dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.